Automatisoi laskutus - maksimoi tuotto

PPG Manager® on täysin suomalainen laskutusohjelma, jonka avulla on mahdollista automatisoida yrityksen laskutus sekä perintä. Laskutuspalvelu automatisoi laskutusrutiinisi, kuten laskujen lähetyksen, suoritusten valvonnan, huomautuskirjeet ja perinnän – kaiken ilman lisäkustannuksia.

Myös verkkolaskut ja englanninkieliset laskut onnistuvat helposti. Kaiken lisäksi PPG Manager® on myös kirjanpito-ohjelma. Näin voit laskutuksen sijasta keskittyä liiketoimintaasi.

Laskutus perustuu yrityksesi kuukausittaisten laskujen todelliseen kappalemäärään eli maksat vain palvelumme käytöstä. Mitään kiinteitä kustannuksia ei ole - raportointi sekä laskutusohjelmisto ovat siis täysin maksuttomia. Maksat vain tehdyistä laskuista.

Postitus- sekä materiaalikustannukset sisältyvät hinnastoomme.

Lue lisää hinnoittelustamme »

PPG Manager® on ilmainen laskutusohjelma, saat sen siis käyttöösi täysin maksutta. Laskutusohjelmistoon integroitu laskutuspalvelu on hinnoiteltu erittäin asiakasystävälliseksi.

Laskutus perustuu yrityksesi kuukausittaisten laskujen todelliseen kappalemäärään eli maksat vain palvelumme käytöstä. Mitään kiinteitä kustannuksia ei ole - raportointi sekä laskutusohjelmisto ovat siis täysin maksuttomia. Maksat vain tehdyistä laskuista.

Postitus- sekä materiaalikustannukset sisältyvät hinnastoomme. Kysy lisää hinnoittelustamme yritykseenne ottamalla yhteyttä!

Lue lisää hinnoittelustamme »

Laskuissa ilmoitetaan tiliyhteystietoina asiakasvaraintili, jota seuraamme asiakkaan puolesta. Valvomme asiakasvaraintilille tehtyjä suorituksia reaaliaikaisesti, jolloin maksuvalvonta on ajantasaista ja toimenpiteet maksulaiminlyöntitilanteissa tehdään viiveettömästi.

Monipuolisista ominaisuuksistaan huolimatta PPG Manager® -laskutuspalvelu on erittäin helppokäyttöinen: syötät vain laskun tiedot ja järjestelmä hoitaa loput. Ongelman sattuessa asiakaspalvelu auttaa sähköpostitse tai puhelimitse pelkällä paikallisverkkomaksulla arkisin klo 8.15-16.15.

Kun haluat PPG Manager® -laskutusohjelman käyttöösi, tilaa vain tunnukset. Saat sähköpostiisi tunnukset, joilla pääset kirjautumaan sisään sivun ylälaidasta.

Lasku tulostetaan ja lähetetään automaattisesti asiakkaalle Telian tulostuspalvelun kautta. Laskutuspalvelu tarkistaa päivittäin, onko asiakas maksanut laskun, ja kun maksu näkyy tilillämme siirretään rahat tilillesi. Mikäli asiakas ei maksa laskua, lähetetään hänelle maksumuistutus ja siirretään lasku tarvittaessa perintään ilman lisäkustannuksia.

Laskutusta ja perintää koskevissa asioissa ottakaa yhteyttä Visma PPG Oy:n laskutuspalveluun, puh. 029 080 6575 tai sähköpostilla toimeksiantajapalvelu@vismappg.fi.

Palvelun tilausta ja teknisiä asioita koskevissa asioissa pyydämme ottamaan yhteyttä tekniseen tukeen, puh. (02) 233 6160 tai sähköpostilla fsf.tuki@visma.com.

Internet-liikenne asiakkaan ja PPG Managerin palvelimen välillä on suojattu vahvalla SSL-salauksella.

Kaikista asiakkaan PPG Manager® -laskutusohjelman tietokannoista otetaan varmuuskopiot fyysisesti kahdessa eri kohteessa sijaitseville palvelimille sähkökatkojen ja häiriöiden varalta.

PPG Manager™ –palvelinliikenne on suojattu reitittimeltä löytyvällä fyysisellä palomuurilla.

PPG Manager® on toimialariippumaton laskutusohjelma, joka sisältää tukun perinteisiä laskutusohjelmiston ominaisuuksia toteutettuna nykyaikaisin menetelmin kuitenkaan käytettävyyttä unohtamatta. PPG Manager® soveltuu lähes jokaisen laskutusta tekevän yrityksen ja toimialan tarpeisiin. Laskutuspalvelu on myös käännettävissä kaikille mahdollisille kielille merkistöstä riippumatta.

Lue lisää ominaisuuksistamme »

PPG Manager® -laskutusohjelman perusominaisuuksista laskutuspalvelu, huomautuspalvelu ja vapaaehtoisen perinnän palvelu sisältyvät laskumääräperusteiseen kuukausihinnoitteluun. Järjestelmän käytöstä ei aiheudu lisäkustannuksia, kunhan käyttäjällä on Internet-yhteydellä ja –selaimella varustettu tietokone. Oikeudellisen perinnän osalta viranomaiskustannukset peritään ensin toimeksiantajalta ja palautetaan sille kun ne on peritty velalliselta.

Lue lisää hinnoittelustamme »

Kyllä voit. PPG Manager® -laskutusohjelman toimintamalli on tuloksellista ja kustannustehokasta, ja se toteutetaan aina yksilöä kunnioittaen lain ja hyvän perintätavan mukaisesti. Anders Inno Oy:n asiakaslähtöiset palvelumallit yhdessä Visma PPG Oy:n edistyksellisen laskutus- ja perintäjärjestelmän kanssa takaavat ensiluokkaiset palvelut laskutus- ja perintäprosessin kaikille osapuolille. Etelä-Suomen lääninhallitus on myöntänyt Visma PPG Oy:lle toimiluvan perintätoiminnan harjoittamiseen.

PPG Managerissa on kaikki nykyaikaisen laskutusohjelman vaatimat ominaisuudet – ja vähän enemmänkin. Katso selostus PPG Managerin ominaisuuksista täältä.

PPG Manager sopii kaikenlaisille yrityksille ja yhdistyksille. Järjestelmän käyttöönotto vaatii vain y-tunnuksen ja pankkitilin. Voit tilata palvelun käyttöösi tästä linkistä.

PPG Manager toimii verkossa, joten voit käyttää mitä tahansa käyttöjärjestelmää ja tietokonetta. Riittää, että Sinulla on tuettu verkkoselain ja toimiva yhteys maailmalle. Suosittelemme vahvasti käyttämään PPG Manageria vain uusilla (alle kaksi vuotta vanhoilla) Firefox-selaimilla.

Kyllä. Voit tilata tunnukset palvelun testiversioon tästä linkistä.

Kun lasku on luotu, sen tiedot lähetetään Telian tulostusjärjestelmään – tai jos kyseessä on sähköinen lasku – verkkolaskuoperaattori Maventan toimitettavaksi. Laskutustiedot siirtyvät myös PPG Managerin maksuseurantajärjestelmään.

Asiakas saa laskun joko Itellan toimittamana kirjeenä tai Maventan välittämänä verkkolaskuna. Maksuseurantapalvelu seuraa laskun maksusuorituksia ja toimittaa maksetun summan laskun lähettäneen yrityksen tilille.

Kun luot uuden laskun laskutusohjelmassa, voit laskuttaa sen heti tai tallentaa keräilylaskuksi. Keräilylasku on valmis lasku, jota ei ole vielä kirjattu laskutukseen eikä lähetetty asiakkaalle.

Keräilylaskun päivämäärä voidaan asettaa tulevaisuuteen. Lasku näytetään tuona päivänä laskutusohjelman etusivulla Päivän laskut – kohdassa. Tällöin käyttäjä tietää, että kyseinen lasku pitää laskuttaa tänään. Keräilylasku laskutetaan ja lähetetään eteenpäin yksinkertaisesti napsauttamalla Laskuta-painiketta.

Kyllä, PPG Manager® -laskutusalvelun ominaisuuksiin kuuluvat sähköiset laskut eli elaskut.

Kyllä, PPG Manager® -laskutusohjelma tukee täysin kansainvälistä laskutusta. Ohjelmassa on valmiit laskutuspohjat useilla kielillä, muun muassa englanniksi. Laskutuspohjan kieli määrittyy automaattisesti asiakkaalle valitun kielen perusteella.

Asiakkaitanne pyydetään tekemään suoritukset PPG Managerissa luotuihin laskuihin PPG Managerin asiakasvaraintilille. Tästä huolimatta osa asiakkaistanne saattaa suorittaa saatavat suoraan teidän tilillenne (ns. ohisuoritus). Näissä tapauksissa kirjataan suoritettu summa laskulle Ohisuoritus-painikkeen kautta. Tällöin suoritus kirjautuu laskulle ja siitä lähtee myös automaattisesti tieto maksuvalvontapalveluumme eikä teidän näin tarvitse muulla tavoin ilmoittaa suorituksia Anders Solutionsille.

Ohjelman käyttäjältä vaaditaan vain yksi toimi: aiheettomasta laskusta tehdään hyvityslasku. Hyvityslaskun luomisesta menee automaattisesti tietomaksuseurantaan, joten alkuperäistä veloituslaskua ei lähdetä perimään.

PPG Managerissa puutteellisista tai muuten aiheettomista laskuista on tehtävä ns. hyvityslaskut. Hyvityslasku kuittaa alkuperäisen, jolloin yrityksen kirjanpito pysyy ajan tasalla.

Hyvityslaskulla pystyy hyvittämään laskutetun laskun kokonaan tai osittain riippumatta siitä onko lasku maksettu jo. Mikäli lasku on maksettu, tulee yrittäjän huolehtia, että hyvitys maksetaan asiakkaalle tai hyvitetään summa toisesta maksamattomasta laskusta.

Hyvityslaskun luominen tapahtuu seuraavasti. Valitse ensin lasku, jonka haluat hyvittää. Tämän voi tehdä hakemalla laskunumeroa etusivun pikahaulla tai valitsemalla etusivulta Laskutus > Selaa > Kaikki laskut/Suoritetut/jne. Laskun tietoihin pääsee napsauttamalla laskun nimeä.

Valitse laskun tiedoissa oikean reunan Tehtävät-valikosta kohta Tee hyvitys. Tämän jälkeen voit määritellä hyvityksen sisällön. Helpointa on klikata Aseta koko summa kaikille niille laskuriveille jotka haluat hyvittää. Jos haluat hyvittää koko laskun, napsauta kaikille riveille Aseta koko summa. Tämän jälkeen napsautetaan vielä alareunasta Luo hyvityslasku.

Seuraavalla sivulla hyvityslasku kirjataan vielä laskutukseen valitsemalla Kirjaa laskutukseen. Tällöin hyvityksen tiedot lähetetään sähköisesti maksuseurantaan. Jos et halua, että hyvityslasku lähetetään postissa asiakkaalle, rastita kohta Älä lähetä postitse.

Jos alkuperäinen lasku pitää lähettää asiakkaalle uudestaan (lähetys on esimerkiksi epäonnistunut), niin vanhan laskun voi kopioida uudeksi Kopioi lasku -toiminnolla. Tämä tapahtuu siten, että mennään laskun tietoihin ja valitaan oikealta Kopioi lasku. Lasku kopioituu uudeksi laskuksi. Voit vielä tarkistaa sen tiedot ja muuttaa sellaiset kohdat, jotka mahdollisesti muutosta vaativat. Tämän jälkeen laskun voi laskuttaa normaalisti.

Hyvityslaskun luomisesta menee automaattisesti tietomaksuseurantaan. Pääsääntönä hyvityslaskujen kohdalla on, että velallinen (so. teidän asiakkaanne) saa itse päättää mihin hyvityslaskut käyttää. Vaikka te joudutte siis kohdistamaan tekemänne hyvitykset johonkin veloituslaskuun, niin velallinen ei ole velvoitettu sitä siihen käyttämään.

Jos velallisella on useampi veloituslasku maksuseurannassamme, niin maksuseurantamme ei voi varmasti tietää käyttääkö velallinen hyvityksensä niin kuin te olette sen kohdistanut. Tämä korostuu varsinkin jatkuvissa osto-myyntisuhteissa ja suurempien yritysten kanssa.

Kuittaamme hyvityslaskuja sitten esimerkiksi kun tilitysten yhteydessä jää selkeästi toisiaan vastaava pari jäljelle velallisen maksettua jotakin / jonkin laskun. Vastaavasti niitä tehdään, kun velallinen on joskus itse yhteydessä ilmoittaen aikeensa. Tai teidän ilmoituksenne perusteella (tässä tosin heidän täytyy muistaa velallisen oikeus tehdä päätös), jos olette vaikka sopineet velallisen kanssa näin / lasku on virheellinen / reklamointi tms.

Kuittaus tapahtuu viimeistään siinä vaiheessa kun veloituslasku siirtyy maksuhuomautuslistalle. Hyvitetyt laskut tulevat siis aina kuitatuiksi, mutta kuittaamiseen kuluva aika riippuu laskun tilanteesta.

Jos teillä on avoimia laskuja, jotka haluatte kuitata suoritetuiksi omaan piikkiinne (esimerkiksi jos laskun perintä on pyynnöstänne lopetettu), niin toimitaan seuraavasti.

Tarkoituksena on siis että laskuun tehdään ohisuoritus, joka tiliöidään luottotappioille tai myyntimenetyksille omistetun tiliöintitilin kautta. Tällöin lasku tulee suoritetuksi ja summa merkityksi kirjanpitoon myynti/luottotappioiden alle.

Ensin tuodaan järjestelmään tiliöintitili menetyksille, jos sellaista ei vielä ole.

Valitse Asetukset > Laskutusasetukset > Tiliöintitilit. Oikean reunan Tehtävät-valikossa on kohta Tuo tiliöintitili, joka näyttää listauksen järjestelmään määritellyistä valmiista tilipohjista.

Tähän tapaukseen soveltuu esimerkiksi tili 7520 Muut Menetykset. Kun mieleinen tili löytyy, napsautetaan OK.

Jos listassa ei ole sopivaa tiliöintitiliä, sellaisen voi luoda itse. Tällöin Tehtävät-valikosta Uusi tiliöintitili. Uudelle tilille määritellään tiedot kuten tunnus (vinkkejä mahdolliseksi tunnuskoodiksi voi katsoa tuosta tilien tuontilistauksesta), nimi ja verokanta. Tili luodaan napsauttamalla OK.

Tämän jälkeen avataan ko. laskun tiedot.

Lisätään laskuun ohisuoritus. Tämä tapahtuu napsauttamalla oikean yläreunan Tehtävät-valikosta kohtaa Lisää ohisuoritus.

Avautuvaan ikkunaan merkitään summa, määritellään edellä valittu tiliöintitili ja napsautetaan Luo suoritus.

Lasku on nyt kuitattu maksetuksi ja ohisuorituksen summa on merkitty kirjanpitoon yrityksen omaksi tappioksi.

Automaattilasku on nimensä mukaisesti lasku, joka luodaan automaattisesti tietyin väliajoin.

Uusi automaattilasku luodaan seuraavasti. Ensin aloitetaan uuden laskun luonti normaaliin tapaan: Laskutus > Laskutus > Uusi lasku. Laskulle annetaan vastaanottaja ja määritellään laskun sisältö.

Tämän jälkeen täytetään tiedot Automaattilasku-kohtaan.

Ensimmäisenä valitaan Luo automaattilasku. Tämä tekee luotavasta laskusta automaattilaskun. Automaattilaskulle voidaan määritellä seuraavia asetuksia:

Automaattinen teksti

Jos automaattinen teksti on valittuna, laskun tietoihin tulostetaan aina teksti Laskutus ajalle ja sen jälkeen laskutuskerran tiedot. Esimerkiksi Laskutus ajalle 1.1.2012–1.2.2012. Jos kohtaa ei ole valittuna, niin tekstiä ei tulosteta.

Täysautomatiikka

Automaattilasku voi olla joko tavallinen tai täysautomaattinen. Jos automaattilasku on tavallinen, sitä ei lähetetä vastaanottajalle täysin automaattisesti vaan käyttäjän pitää kirjata luotu lasku laskutukseen. Jos lasku on täysautomaattinen, se ei edellytä käyttäjältä mitään toimenpiteitä vaan lähtee itsenäisesti ja ajastetusti vastaanottajalle.

Ensimmäinen laskutus

Tämä on ensimmäisen laskutuksen ajankohta. Automaattilasku luodaan aamuyöllä. Älä siis laita tähän samaa päivää jolloin olet luomassa laskua vaan vasta seuraava päivä.

Toistuvan ajon nimi

Nimi automaattilaskupohjalle. Kertoo, mistä asiakasta laskutetaan. Esimerkiksi: Vuokralaskutus.

Laskutuskerrat

Kuinka monta kertaa automaattilasku luodaan. Ensimmäistä laskua ei lasketa laskutuskerraksi.

Laskutusväli

Kuinka usein automaattilasku luodaan. Esimerkiksi kuukauden välein, 3 viikon välein, 23 päivän välein jne.

Viimeinen laskutus

Tämä on viimeisen laskutuksen ajankohta.

Kun kaikki tiedot ovat kunnossa, valitaan Laskuta heti. Tämä ei kuitenkaan lähetä laskua eteenpäin vaan tallentaa sen aktiiviseksi automaattilaskupohjaksi.

Automaattilaskupohjat

Automaattilaskupohjia voi tarkastella kohdassa Laskutus > Selaa > Automaattilaskupohjat. Pohjista näytetään vastaanottaja, laskutuksen nimi, ajoaika, seuraavan ajon päivämäärä, yksittäisen laskun summa ja ajoväli. Lisäksi näytetään onko laskutus päällä ja/tai täysautomaattinen.

Automaattilaskupohjan tietoja muokataan oikeasta reunasta kohdasta Muokkaa. Viereisestä painikkeesta automaattilaskupohjan voi myös poistaa.

Muokkausosiossa näytetään automaattilaskusta samat muokattavat kentät kuin laskun luonnissa. Välilehdellä Laskutustiedot pystyy muuttamaan tulevien laskutusten sisältöä.

Automaattilaskujen toiminta

Automaattilaskutus ajetaan automaattilaskutuksessa määriteltynä ajankohtana. Se ajetaan kaikkiaan niin monta kertaa kuin sille on määritelty ajomääräksi ja sellaisina väliaikoina kuin mitä on määritelty ajoväliksi.

Automaattilaskutus päivittää tuoterivien hinnat aina laskutushetkellä, eli jokaisessa automaattilaskussa on sillä hetkellä voimassa olevat tuotteiden hinnat.

Jos automaattilasku ei ole täysautomaattinen, niin ajokerran jälkeen siitä luodaan odottava automaattilaskutus, joka näkyy etusivulla Päivän laskut -kohdassa Automaattilaskut-kansiossa. Kun kansio avataan, käyttäjä voi luoda laskutuksesta uuden keräilylaskun. Keräilylaskun tietoja on vielä mahdollista muuttaa. Laskutus saatetaan valmiiksi, kun lasku laitetaan eteenpäin valitsemalla Kirjaa laskutukseen.

Jos automaattilasku on täysautomaattinen, niin siitä ei tehdä hyväksyttävää laskutusta Automaattilaskut-kansioon vaan se laskutetaan itsenäisesti ja lähetetään vastaanottajalle ilman käyttäjän toimia.

Automaattilaskutuksen sammuttaminen

Automaattilaskutus päättyy automaattisesti, kun sen määritellyt ajokerrat tulevat täyteen ja viimeinen ajopäivämäärä saavutetaan. Automaattilaskupohjan voi poistaa ennen laskutuskertojen täyttymistä kohdasta Laskutus > Selaa > Automaattilaskupohjat. Tuolta valitaan kyseisen automaattilaskupohjarivin oikeasta reunasta Poista.

Automaattilaskutuksen voi myös kytkeä väliaikaisesti pois päältä valitsemalla samassa kohdassa Muokkaa, muuttamalla kohtaan Päällä? arvoksi Pois ja tallentamalla muutokset.

Pohjan kytkeminen pois päältä saattaa sekoittaa ajopäiviä – onkin tärkeää varmistaa, että takaisin päälle kytkettäessä Seuraava ajo -kohtaan tulee oikea päivämäärä. Jos päivämäärä ei ole oikea, niin sen voi muuttaa kohdasta Seuraava ajo (määritä käsin). Kannattaa muutenkin aina muutoksia tehdessä tarkistaa, että Seuraava ajo -kohdassa on oikea tieto.

Kyllä. Voit luoda laskutusohjelmaan uusia käyttäjiä, joilla on erilaisia käyttöoikeuksia. Ohjelmaan voi esimerkiksi luoda kirjanpitäjän sopivilla käyttöoikeuksilla, joka pääsee katsomaan laskutusraportit suoraan järjestelmästä.

Uusi käyttäjä luodaan seuraavasti. Luo ensin uusi henkilöasiakas. Asiakkaat > Asiakkaat > Lisää asiakas. Tallenna tiedot. Asiakastietojen oikeassa yläreunassa näkyy painike Vaihda salasana. Aseta uudelle käyttäjälle sitä kautta salasana.

Siirry kohtaan Asetukset > Yleisasetukset > Käyttöoikeudet.

Napsauta Muokkaa > Uusi oikeus > Asiakas. Kirjoita riville alkuosa aiemmin lisäämäsi käyttäjän nimestä, valitse nimi listasta ja napsauta OK.

Tämän jälkeen voit valita Toiminnot-välilehdeltä käyttöoikeuksia uudelle käyttäjälle. Huom! Cake-oikeus tarkoittaa sisäänkirjautumista kaupan hallintaan. Kaikilla käyttäjillä tulee olla tämä oikeus.

Joissakin laskuissa, esimerkiksi rakennusalalla, tarvitaan niin sanottua käänteistä ALV:tä. PPG Managerissa käänteisen ALV:n laskuja tehdään seuraavasti. Luodaan normaali lasku mutta merkitään summat verottomina. Lisätään laskulle tekstirivi, jossa on ostajan ALV-tunnus sekä tieto siitä, että ostaja on verovelvollinen (esimerkiksi viittaus AVL 8 C §:ään tai direktiiviin (Art. 199, Dir. 2006/112/EY).

Laskutetun laskun voi lähettää sähköpostilla menemällä ensin laskun tietoihin ja valitsemalla sitten Lähetä sähköpostilla > PDF-lasku. Aukeavassa ikkunassa näytetään osoite, johon lasku lähetetään. Napsautetaan OK.

Kyllä voit. Logo lisätään kohdassa Asetukset > Laskutusasetukset > Laskun asetukset.

Kyllä on. Voit tarkastella ohjetta ja tarvittaessa tulostaa sen tästä linkistä.

Kyllä voit. PPG Manager® tarjoaa yritykselle modernin ja ketterän tavan hoitaa yrityksen taloushallinto helposti verkkopohjaisessa käyttöliittymässä. Laskutusohjelman ominaisuuksiin kuuluvat muun muassa: tuoterekisteri, asiakkuudenhallinta, ostoreskontra, kirjanpito, laskutus ja myyntireskontra.

Kun otat PPG Managerin® käyttöön, voit unohtaa erilliset kirjanpito-ohjelmat. Laskutusohjelma soveltuu yrityksen ja tilitoimiston yhteiskäyttöön – kirjanpitäjille voi luoda järjestelmään omat tunnukset sopivilla käyttöoikeuksilla!

Et tarvitse erillistä verkkokauppaohjelmistoa, jos valitset laskutusohjelmaksi PPG Managerin®. PPG Manager® -laskutusohjelma on mahdollista laajentaa vaivattomasti moderniksi verkkokaupaksi yrityksen omalla ulkoasulla ja edistyneillä ominaisuuksilla. Toimintojen keskittäminen yhteen järjestelmään vähentää päällekkäisyyksiä ja resursseja – ja antaa yritykselle mahdollisuuden keskittyä ydinliiketoimintansa kehittämiseen.